Mit einem neuen Online-Formular hat Sclable den Drehgenehmigungsprozess der Vienna Film Commission verbessert – und Wien so zu einer noch attraktiveren Dreh-Location gemacht.
Grüne Parks, barocke Palais, kühne moderne Architektur: Sclables Heimatstadt, Wien, ist ein Top-Drehort. Dank der Vienna Film Commission hat sich die Stadt einen Ruf als gut organisierte, vernetzte und gastfreundliche Location in der globalen Filmindustrie erarbeitet.
Die Commission ist eine kleine, aber mächtige Non-Profit-Organisation und erster Kontaktpunkt für alle Produktionen. Mit einem klaren Ziel: die lokale Industrie nachhaltig zu unterstützen. Dazu hilft das Team Filmemacher:innen dabei, Locations und lokale Servicepartner:innen zu finden, macht Lobbyarbeit für die Filmbranche und bewirbt Wien in aller Welt.
Wenn sie Zeit dafür haben.
Denn: Das Commission-Team verbringt einen Großteil seiner Zeit damit, den Produzent:innen Drehgenehmigungen der Stadtverwaltung und der Magistrate zu verschaffen. Eine komplexe, zeitintensive Arbeit.
Um Wien in Zukunft als Dreh-Location noch attraktiver zu machen, brauchte die Commission ein erstklassiges Online-Formular, das ihrem internationalen Ruf entsprach.
Was wir gemeinsam erreicht haben
Optimierte AbläufeVereinfachte Bearbeitung der Anträge führt zu mehr Effizienz und Produktivität.
Ein noch besserer RufKlares Design und eine unkomplizierte User Experience unterstützen den ausgezeichneten Service der Vienna Film Commission.
Strategische KapazitätserhöhungDas dank User Testing implementierte Feedback führt zu einer optimierten Experience.
Erhöhte TransparenzVerbessertes Reporting liefert dem Vienna Film Commission Board wichtige Daten, um Finanzierungen zu sichern.
Unser Job: ins Detail gehen, um zu verstehen.
“Wir fühlen uns bei Sclable perfekt aufgehoben – sie wollen unseren Alltag verbessern. Sie erkennen und wertschätzen unsere Erfahrung und setzen alles daran, mehr über uns zu erfahren. Indem sie unser Business wirklich verstehen gelernt haben, konnten sie ein einzigartiges Tool entwickeln, das unsere Arbeit ungemein optimiert und so auch unseren Ruf verbessert.“
CEO, Vienna Film Commission
In den ersten Sessions mit der Commission stellte sich heraus, dass das ursprüngliche Drehgenehmigungsformular zwei sehr unterschiedliche User Experiences lieferte.
Für Filmemacher:innen war es ganz easy! Details eingeben, abschicken und auf das Empfehlungsschreiben warten. Falls nötig, nimmt die Commission Kontakt auf. Falls nicht, wird die Genehmigung direkt ausgestellt.
Für die Commission selbst sah es ganz anders aus: Der Bearbeitungsaufwand einer jeden Bewerbung war enorm. Jede musste einzeln überprüft werden, die Produzent:innen wurden bei Fragen oder fehlender Information kontaktiert. Sobald alle Details geklärt waren, mussten sie manuell in ein Dokument für die Genehmigung übertragen werden. 2022 kümmerten sich zwei Projektmanager:innen ausschließlich darum, 1290 Produktionen zu bearbeiten.
Mit dem Wissen, wie viel Aufwand in einer einzigen Bewerbung steckt, entwickelten wir eine User Journey für die Commission, die den Bearbeitungsaufwand für das Team deutlich minimierte.
So sind wir vorgegangen
Eine Lösung hinter den Kulissen,
Das neue Formular ist im In-App-Format integriert und kombiniert Textfelder, Kalender und Drop-down-Menüs. Dazu kommen praktische Funktionen wie eine interaktive Karte, auf der Produzent:innen Drehorte markieren können, und die Möglichkeit Produktionsdokumente, wie eine Synopsis, hochzuladen. Sobald alle Daten vorhanden sind, erstellt die App automatisiert ein Empfehlungsschreiben. Die Commission muss dieses nur noch an das zuständige Magistrat weiterleiten.
Kurz gesagt: Das neue Formular sammelt und liefert anschließend den Projektmanager:innen der Commission alle Details in strukturierter Form. Und spart so Zeit und Mühe.
Für den Vorstand der Commission und die Finanzierungspartner:innen ist dabei besonders wichtig, dass sie die für Evaluierung und Reporting nötigen Statistiken direkt exportieren können. Es war noch nie so einfach, die erfolgreichen Jahreszahlen zu präsentieren!
