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Vienna Film Commission

Mit einem neuen Online-Formular hat sclable den Drehgenehmigungsprozess der Vienna Film Commission verbessert – und Wien so zu einer noch attraktiveren Dreh-Location gemacht.
#Kultur#UxUiDesign#CustomizedSoftware
Sektor

Kultur

Kunde

Vienna Film Commission GmbH

Services

UX & UI Design,
Individualsoftware-Entwicklung

Grüne Parks, barocke Palais, kühne moderne Architektur: sclables Heimatstadt, Wien, ist ein Top-Drehort. Dank der Vienna Film Commission hat sich die Stadt einen Ruf als gut organisierte, vernetzte und gastfreundliche Location in der globalen Filmindustrie erarbeitet.

Die Commission ist eine kleine, aber mächtige Non-Profit-Organisation und erster Kontaktpunkt für alle Produktionen. Mit einem klaren Ziel: die lokale Industrie nachhaltig zu unterstützen. Dazu hilft das Team Filmemacher:innen dabei, Locations und lokale Servicepartner:innen zu finden, macht Lobbyarbeit für die Filmbranche und bewirbt Wien in aller Welt.

Wenn sie Zeit dafür haben.

Denn: Das Commission-Team verbringt einen Großteil seiner Zeit damit, den Produzent:innen Drehgenehmigungen der Stadtverwaltung und der Magistrate zu verschaffen. Eine komplexe, zeitintensive Arbeit.

Um Wien in Zukunft als Dreh-Location noch attraktiver zu machen, brauchte die Commission ein erstklassiges Online-Formular, das ihrem internationalen Ruf entsprach.

Was wir gemeinsam erreicht haben

Optimierte Abläufe

Vereinfachte Bearbeitung der Anträge führt zu mehr Effizienz und Produktivität.

Ein noch besserer Ruf

Klares Design und eine unkomplizierte User Experience unterstützen den ausgezeichneten Service der Vienna Film Commission.

Strategische Kapazitätserhöhung

Das dank User Testing implementierte Feedback führt zu einer optimierten Experience.

Erhöhte Transparenz

Verbessertes Reporting liefert dem Vienna Film Commission Board wichtige Daten, um Finanzierungen zu sichern.

In den ersten Sessions mit der Commission stellte sich heraus, dass das ursprüngliche Drehgenehmigungsformular zwei sehr unterschiedliche User Experiences lieferte.

Für Filmemacher:innen war es ganz easy! Details eingeben, abschicken und auf das Empfehlungsschreiben warten. Falls nötig, nimmt die Commission Kontakt auf. Falls nicht, wird die Genehmigung direkt ausgestellt.

Für die Commission selbst sah es ganz anders aus: Der Bearbeitungsaufwand einer jeden Bewerbung war enorm. Jede musste einzeln überprüft werden, die Produzent:innen wurden bei Fragen oder fehlender Information kontaktiert. Sobald alle Details geklärt waren, mussten sie manuell in ein Dokument für die Genehmigung übertragen werden. 2022 kümmerten sich zwei Projektmanager:innen ausschließlich darum, 1290 Produktionen zu bearbeiten.

Mit dem Wissen, wie viel Aufwand in einer einzigen Bewerbung steckt, entwickelten wir eine User Journey für die Commission, die den Bearbeitungsaufwand für das Team deutlich minimierte.

So sind wir vorgegangen

Scope abstecken

Erste Gespräche und User Flow Mapping verdeutlichen die Komplexität des Antragsprozesses seitens der Vienna Film Commission.

App-Konzept

Miro, Jira und Figma erleichtern die Erstellung von UI-/UX-Design, Wireframes und Screen-Design und Software-Entwicklungskonzept.

Iterative Entwicklung

Basierend auf dem Kanban-Workflow und mithilfe folgender Technologien: nuxt.js, typescript, mongodb.

Feedbackschleifen

Nach jeder Lieferung wird rasch Kundenfeedback eingeholt und in die nächste Iteration eingearbeitet.

Go-Live

Neues Jahr, neues Formular. Positives Feedback kommt sowohl von der Commission als auch von den Filmemacher:innen.
Start
Ende

Eine Lösung hinter den Kulissen, die auf den ersten Blick beeindruckt

Wireframes für den Antrag auf Drehgenehmigung und das Back-Office-Dashboard
Komponentenbibliothek
User Flows für den Antrag auf Drehgenehmigung und das Back-Office-Dashboard
Screen Designs für Drehgenehmigungsanträge
Automatisierte Empfehlungsschreiben-PDF-Erstellung

Das neue Formular kombiniert Textfelder, Kalender und Drop-down-Menüs. Dazu kommen praktische Funktionen wie eine interaktive Karte, auf der Produzent:innen Drehorte markieren können, und die Möglichkeit Produktionsdokumente, wie eine Synopsis, hochzuladen. Sobald alle Daten vorhanden sind, erstellt die App automatisiert ein Empfehlungsschreiben. Die Commission muss dieses nur noch an das zuständige Magistrat weiterleiten.

Kurz gesagt: Das neue Formular sammelt und liefert anschließend den Projektmanager:innen der Commission alle Details in strukturierter Form. Und spart so Zeit und Mühe.

Für den Vorstand der Commission und die Finanzierungspartner:innen ist dabei besonders wichtig, dass sie die für Evaluierung und Reporting nötigen Statistiken direkt exportieren können. Es war noch nie so einfach, die erfolgreichen Jahreszahlen zu präsentieren!

Nächstes Projekt: Nedschroef Loslegen